Standpunkt | Digitalisierung funktioniert nicht von oben

Vom Aha-Effekt zum Neustart: Digitale Lösungen können in Kirche und Sozialwirtschaft viel Zeit, Aufwand und Wege sparen. Rolf Baumann, Bereichsleiter Ökonomie des VdDD, zieht erste Schlüsse aus dem Projekt „Arbeiten 4.0“.

Restaurantbesucher kennen das: statt wie früher mit Block und Stift in der Hand erscheint der Kellner selbstverständlich mit dem Tablet. Wer will, kann diesen Moment aber nutzen, um noch einmal über den digitalen Wandel ins Staunen zu geraten. Denn was hat sich hier verändert? Der Kellner muss nicht mehr in die Küche laufen, um die Bestellungen durchzugeben. Die Köchinnen können im Moment der Eingabe ins Tablet loslegen, sie sehen den Vorgang „live“ auf einem Monitor. Nicht nur das, dank der digitalen Lösung sind jetzt viele für das Restaurant relevante Informationen mit wenigen Klicks verfügbar: die Übersicht über die Tageseinnahmen, die beliebtesten Gerichte des Monats, die Liste der nachzubestellenden Getränke, die durchschnittliche Auslastung an einem Mittwochmittag … schon an diesem kleinen Beispiel zeigt sich, wie die Digitalisierung nicht nur Zeit, Aufwand und Wege spart, sondern (neue) Ressourcen freisetzt.

Potenziale in der Sozialwirtschaft
Wenn es darum geht, die Potenziale digitalisierter Arbeitsprozesse zu erforschen und zu nutzen, zählt die Sozialwirtschaft gemeinhin nicht zu den Vorreitern. Allerdings treffen die neuen Möglichkeiten auch in so „traditionellen“ Arbeitsfeldern wie der Altenpflege oder der Kinderbetreuung auf eine große Offenheit. Das belegt auch die „Studie Digitalisierung in Kirche & Sozialwirtschaft - Status Quo und Zukunftsperspektiven“ die im letzten Jahr von der KVI Initiative in Kooperation mit der Dualen Hochschule Baden-Württemberg Mannheim durchgeführt wurde. Mehr als 70 Prozent der befragten Organisationen verfolgen hiernach bereits eine Digitalisierungsstrategie oder haben diese in Planung. Zu den häufig genannten Zielen der Digitalisierung zählen die Optimierung der Abläufe (91 Prozent) und die Zeitersparnis (63 Prozent). Das ist auch insofern nachvollziehbar, als speziell in Kirche & Sozialwirtschaft die Ressourcen bekanntermaßen knapp bemessen sind. Es mangelt latent an Personalstunden und Fachkräften. Jede Stunde weniger „Bürokratie“ schafft Zeit für das Wesentliche: die Arbeit am Menschen.

Projekt „Arbeiten 4.0“
Von denen, die bei der Digitalisierung vorangehen, lässt sich lernen: über Erfolgsfaktoren und bestehende Hemmnisse. Das gilt auch für das durch den Europäischen Sozialfonds (ESF) geförderte Projekt „Arbeiten 4.0“. Seit 2018 erproben hier sechs VdDD-Mitgliedsunternehmen digitale Lösungen, um die Arbeit in der Sozialwirtschaft zu erleichtern und Prozesse zu verbessern.

Ein Beispiel: Einer der Projektpartner, die Stephanus-Stiftung, entwickelt neue digitale Kommunikationswege in der ambulanten Betreuung. Mittels eines Tablets können die Mitarbeitenden ihre Leistungen direkt beim Klienten vor Ort dokumentieren oder neue Termine organisieren. So fallen - analog zum Restaurant-Beispiel - zahlreiche Wege und papiergebundene Verfahren weg. Andere teilnehmende Unternehmen befassen sich beispielsweise mit dem digitalen Fortbildungs- und Wissensmanagement oder der digitalen Dienstzeitplanung. Über alle Einzelprojekte hinweg lassen sich einige Beobachtungen festhalten.

Digitalisierung als Chance zum Neustart
Am Anfang von Digitalisierungs-Projekten steht in der Regel eine genaue Analyse der bisherigen Arbeitsprozesse. Das bietet die Chance, Routinen kritisch zu prüfen. Im Beispiel der ambulanten Betreuung wurde dem Projektteam beispielsweise erst im Rahmen der IST-Analyse bewusst, wie komplex die bisherige Planung, Dokumentation und Leistungsabrechnung ablief, mit vielen Schritten, Doppelarbeit und Medienbrüchen. Im Rahmen der SOLL-Planung für die neue Softwarelösung wurden die Prozesse neu bestimmt und standardisiert. Einen ähnlichen Aha-Effekt bei der IST-Analyse erlebten auch andere Projektteams. „Die Projekte bieten die Chance, einmal aufzuräumen und neuzustarten“, sagt Maria Behrendt, Projektkoordinatorin von „Arbeiten 4.0“.

Digitalisierung funktioniert nicht von oben
Schon an dieser Stelle zeigt sich: eine rein technische Betrachtung von Digitalisierungsmaßnahmen greift zu kurz. Was mit der Suche nach Digitalisierungs-Potenzialen beginnt, kann sich schnell zu einem Prozess der Organisationsentwicklung ausweiten, Konsequenzen für Tätigkeitsprofile und Zuständigkeiten haben. Es empfiehlt sich daher, entsprechende Vorhaben nicht einfach „von oben“ anzugehen, sondern die betroffenen Mitarbeitenden früh einzubeziehen, was Ängste nehmen, Motivation schaffen und die Akzeptanz des Projekts erhöhen kann. Die Einbeziehung stellt außerdem sicher, dass die entwickelten Lösungen einen praktischen Nutzen für die künftigen Anwender schaffen. Bewährt haben sich im Rahmen von „Arbeiten 4.0“ sowohl frühzeitige Mitarbeiterbefragungen als auch die enge Zusammenarbeit zwischen den IT-Verantwortlichen und den verschiedenen Anwendern im Unternehmen, etwa in interdisziplinären Projektteams.

Die Hürden sind oft technischer Natur
Natürlich stießen die Projektteams mit ihren Ideen auch auf Hürden. Mancherorts fehlte es noch an digitaler Kompetenz, an IT-Fachkräften oder schlicht an der geeigneten IT-Infrastruktur, etwa am funktionierenden WLAN in einem Kitagebäude. Bei zwei Unternehmen erschwerten eine Fusion und eine Übernahme das Projekt. Letztere mögen Ausnahmefälle sein - andererseits ist die Kompatibilität technischer Lösungen innerhalb eines Unternehmens oder einer Unternehmensgruppe häufig eine Herausforderung, die frühe Koordination erfordert, um Insellösungen und Projektruinen zu vermeiden.

Erfreulich ist mittlerweile die Vielzahl an Projektförderungsmöglichkeiten auf Landes-, Bundes- und EU-Ebene. Mitzudenken ist allerdings auch die Frage, was nach der Förderung passiert. Wie sind die gefundenen digitalen Lösungen dauerhaft zu refinanzieren?

Gefragt sind Freiräume zum Ausprobieren
Was die Projekte auch gezeigt haben: Erfolgsentscheidend ist der Rückhalt durch die Leitungsebene. Sie sollte auf der einen Seite eine Vision für die Digitalisierung im Unternehmen entwickeln und auf der anderen Seite einen Freiraum zum Ausprobieren schaffen, in dem auch Umwege und Irrwege möglich sind. „Über Ausprobieren, Scheitern und Neustarten wird gelernt, welche digitale Arbeitsweise unter welchen Gegebenheiten zum Erfolg führt“, beschreibt das Steffen Decker, Projektleiter „Arbeiten 4.0“.

Bald werden wir auch in Pflegeeinrichtungen oder in Familienberatungsstellen den digitalen Wandel bewundern können. Heute geht es darum, die Potenziale zu erforschen und (mancherorts erstmals) zu nutzen.

Zum Autor

Rolf Baumann ist seit 2019 Bereichsleiter Ökonomie und stellvertretender Geschäftsführer des Verbandes der diakonischen Dienstgeber in Deutschland (VdDD). Zuvor war Baumann zwanzig Jahre beim diakonischen Komplexträger „Die Zieglerschen e.V.“ in Wilhelmsdorf beschäftigt, seit 2005 als kaufmännischer Vorstand.

Hinweis: Dieser Text ist zunächst in der Zeitschrift 'KVI im DIALOG' (Ausgabe 01/2021) erschienen.